A través de sus hojas de cálculo, Excel permite crear bases de datos, inventarios, diseño de facturas además de controlar la contabilidad de tu negocio.
Para aquellas personas que aún no conocen este gran programa, Excel es un software creado por Microsoft hace 34 años con el objetivo de facilitar las actividades financieras y contables. A través de sus hojas de cálculo, Excel permite crear bases de datos, inventarios, diseño de facturas además de controlar la contabilidad de tu negocio.
Además, es un gran aliado a la hora de manejar grandes volúmenes de datos (Big Data) pues Excel permite gestionar, procesar y/o analizar de forma cómoda tales cantidades. Pero sin duda, la característica más valorada de Excel es la mejora de la productividad, por lo que no te pierdas nuestro artículo sobre cómo mejorar tu productividad con estas 10 funciones esenciales de Excel.
#1 Relleno rápido
El relleno rápido de Excel o “Flash Fill” permite rellenar de manera automática datos se detecta un patrón de información. Esta función te ayudará a mejorar tu productividad si la tarea a realizar consiste en la inserción continua de datos repetitivos.
Para ello:
1. Comprueba de que el Relleno rápido esté activado.
Hay dos maneras:
- Para el relleno de forma manual: Datos > Relleno rápido o Ctrl+E
- Para el relleno de forma automática: Herramientas > Opciones Avanzadas > Opciones de edición < Selecciona la casilla Relleno rápido automático
2. Tomando como referencia los días de la semana, supongamos que en la columna A contiene todos los días ya escritos. En la siguiente columna, B, por ejemplo, comienza escribiendo en la primera celda “Lunes”. Luego, en la celda de abajo sigue escribiendo el resto de los días. Más o menos a partir de la inserción del tercer dato, Excel reconocerá el patrón y rellenará las siguientes celdas restantes. Sólo tienes que pulsar la tecla INTRO y Excel hará el resto por ti.
#2 Índice y coincidir
Si manejas grandes cantidades de datos continuamente, esta es quizás una de las funciones más prácticas a la hora de tener que encontrar un determinado dato en cualquier lugar de la hoja de Excel a través de las funciones Coincidir (dato correspondiente de una fila o columna) e Índice (determina la intersección de una fila o columna dada).
Para ello:
La sintaxis sería: = Índice (matriz; núm_fila; [núm_columna]); = Coincidir (valor_buscado,matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia])
#3 Insertar nuevas filas
Gracias al acceso directo que proporciona Excel, podrás agregar varias filas a la vez de manera rápida y sencilla.
Para ello:
Selecciona una de las celdas y, a continuación, presiona las teclas (Control) + (Mayus) + (+)
#4 Control Z y Control Y
Con estos comandos podrás corregir los posibles errores que puedas llegar a tener a la hora de realizar utilizar una hoja de cálculo de Excel de una manera fácil.
Para ello:
- Comando “borrar”: Control + Z
- Comando “rehacer”: Control + Y
#5 Inmovilizar los paneles para bloquear filas y columnas
Con esta función podrás desplazarte por la hoja de cálculo de Excel sin perder de vista los valores de referencia. Es decir, a la hora de desplazarte hacia abajo, por ejemplo, sabrás a que valores pertenecen los datos que estás visualizando pues éstos se mantendrán fijos y bloqueados.
Para ello:
- Para inmovilizar la primera columna: Vaya a Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar primera columna.
- Para inmovilizar las dos primeras columnas: Vaya a Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles.
- Para inmovilizar columnas y filas:
- Seleccione la celda que se encuentra debajo de las filas y a la derecha de las columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
- Seleccione Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles.
#6 Control + flecha
Al igual que los comandos de borrar y rehacer explicados anteriormente, esta función de Excel te resultará bastante útil a la hora de desplazarte por un amplio conjunto de datos. Imagina que el dato que necesitas se encentra al final de dicha tabla. Con el este comando llegarás directo al final de los datos de una tabla o de una hoja de cálculo de Excel al completo.
Para ello:
Presiona control + las teclas de flechas de dirección
#7 Pegado Especial
Gracias a esta funcionalidad podrás elegir qué es lo que quieres copiar y de qué forma. Es decir, el Pegado Especial permite elegir los atributos o características deseadas de los datos copiados.
Para ello:
- Copia el dato deseado: control + C
- Presiona las teclas control + Alt + V
#8 Suma rápida
Seguimos con más comandos, si lo que necesitas es realizar una operación de suma de manera rápida te proponemos el comando Alt +
Para ello:
Selecciona la celda final de una fila o columna > presiona Alt + para ejecutar la función
#9 Eliminar duplicados
Para mejorar tu productividad aún más, con la siguiente fórmula de Excel podrás eliminar todas las duplicaciones de datos que puedan encontrarse en cualquier rango de datos.
Para ello:
Selecciona la pestaña Datos > Quitar datos duplicados > Activa o desactiva las columnas en donde desea eliminar las réplicas.
#10 Tecla F4
Si lo que te urge es repetir el último comando realizado en Excel, pulsando la tecla F4 dicho comando se repetirá.
Desde Antiun intentamos que tu día a día sea más fácil y consigas tus objetivos. Si necesitas realizar alguna consulta puedes contactarnos haciendo clic aquí.
